O estoque é uma das maiores despesas de qualquer clínica médica. E ter o controle de estoque certo pode significar a diferença entre o sucesso ou não do seu negócio.
 
As vantagens de ter um meio eficaz de controlar o estoque geralmente superam o custo associado à implementação de um sistema de controle de estoque. Dependendo do tamanho da organização de assistência médica, um sistema de controle de inventário eficaz pode variar de uma planilha robusta a um aplicativo de terceiros específico do setor.
 

Controle de estoque em clínicas médicas: Como fazer?

 

1. Adotar sistemas automatizados de gerenciamento de estoque

 
Um sistema automatizado de gerenciamento de inventário é uma obrigação de uma clínica médica para otimizar a cadeia de suprimentos hospitalar.
 
Esses sistemas automatizados de gerenciamento de inventário incluem tecnologias para rastrear inventário e dispositivos usados diariamente em um ambiente de assistência médica.
 
Frequentemente, eles utilizam códigos de barras e números de identificação exclusivos para cada item do inventário para permitir rastreamento e gerenciamento precisos.
 
Enfermeiros e médicos podem ler os códigos de barras com scanners ou dispositivos móveis e confiar que os dados serão armazenados no sistema; ao mesmo tempo, a captura automática de dados garante relatórios precisos para fins de gráficos e inventário.
 
Os sistemas automatizados de gerenciamento de inventário também ajudam os prestadores de serviços de saúde a identificar se os produtos foram recuperados ou danificados e a serem proativos em evitar dar esses produtos ou medicamentos aos pacientes.
 
Além disso, o gerenciamento automatizado de inventário ajuda a identificar medicamentos e dispositivos usados com frequência e prevê possíveis falhas.
 
Os gerentes de estoque têm acesso aos dados e podem definir níveis mínimos de estoque que farão automaticamente pedidos de itens antes que haja uma falta.
 
Assim, os custos permanecem baixos, pois os hospitais adotam automaticamente práticas enxutas por meio do uso automatizado de gerenciamento de estoque.
 

1. Certificar de que os carregadores são precisos

 
O controle de estoque em clínicas médicas deve envolver a verificação das remessas quanto à precisão. A maioria dos fornecedores usam remetentes de terceiros e o sistema de rastreamento deve garantir que os suprimentos corretos foram carregados no estoque.
 
 Mesmo se os itens forem pedidos corretamente, o rastreamento poderá detectar erros no preenchimento desses pedidos. Também pode revelar se os suprimentos médicos foram adequadamente manuseados em trânsito. Por exemplo, um sistema de rastreamento pode mostrar se caminhões refrigerados foram usados para suprimentos médicos sensíveis ao calor.
 

1. Alinhar com projeções de vendas

 
No campo da medicina, as projeções de vendas podem ser extremamente imprecisas. É difícil prever padrões de doenças e acidentes, e os pacientes são notoriamente relutantes em trocar de médico, hospital e seguro de saúde.
 
Acompanhar o estoque em comparação com as vendas reais é essencial. Se as projeções não derem certo, os médicos podem ajustar o estoque para refletir o menor volume de vendas. Isso evita desperdícios, libera dinheiro que teria excedido o estoque e ajuda as empresas médicas a identificar tendências que talvez nunca tivessem visto antes.
 

 

1. Cumprir dos regulamentos

 
O campo da medicina é fortemente regulamentado. Uma empresa que rotineiramente falha em atender aos melhores interesses dos pacientes pode rapidamente ser investigada, processada ou simplesmente evitada pelos consumidores de serviços de saúde.
 
O rastreamento do estoque pode ser extremamente importante para manter a capacidade de resposta de uma empresa médica. Isso se aplica não apenas aos prestadores de serviços de saúde de linha de frente, mas também aos fornecedores desses prestadores.
 
Saber qual inventário está disponível e quais itens são necessários pode manter uma empresa médica responsiva e evitar um exame mais minucioso por parte dos reguladores.
 

1. Estabelecer ciclos de compra

 
O rastreamento de inventário ajuda as empresas médicas a entender os ciclos de compra. Ao invés de responder às necessidades de suprimentos e equipamentos, a equipe de estoque pode antecipar as necessidades com base nos ciclos anteriores.
 
Suavizar o pedido para ajustar-se a ciclos previsíveis pode eliminar faltas e excedentes. Os ciclos de compra também podem ser rastreados para determinar se as tendências estão mudando e precisam ser ajustadas.
 
Dessa forma, o rastreamento pode transformar a solicitação de inventário em um processo gerenciável que é proativo em vez de reativo.
 

1. Proteger Investimentos

 
Os instrumentos cirúrgicos representam um grande investimento para a maioria das organizações de saúde. A maioria das pessoas tem alguma familiaridade com os pequenos instrumentos cirúrgicos de aço inoxidável encontrados nos consultórios dos dentistas, mas alguns instrumentos, especialmente aqueles usados em hospitais, podem custar uma fortuna.
 
Como esses instrumentos não podem ser facilmente substituídos devido a custos ou disponibilidade proibitivos, faz sentido para a organização de assistência médica gerenciar efetivamente esse inventário.
 
Um sistema eficaz de gerenciamento de estoque permite que a organização de assistência médica rastreie o uso e a disponibilidade desses instrumentos. O rastreamento eficaz de reduz a oportunidade de perda e roubo.
 
Também permite que a organização de assistência médica gerencie com mais eficiência a rotação dos instrumentos entre cirurgia, esterilização e armazenamento.
 

1. Conformidade do contrato

 
Muitas organizações de saúde, como farmácias e hospitais, têm contratos de compra de grupo com distribuidores e fabricantes de produtos relacionados à saúde. Devido a esses contratos de grupo, a organização de assistência médica compra mercadorias a preços reduzidos.
 
Aproveitar ao máximo esses contratos depende de um sistema eficaz de controle de estoque. Um sistema ineficaz de controle leva a possibilidade de comprar um número muito pequeno de itens. Qualquer cenário tem um impacto negativo na organização da saúde.
 
Quando uma organização de assistência médica sofre uma falta de estoque devido ao gerenciamento ineficaz do estoque, pode forçar uma compra fora dos termos contratuais. Isso resulta na compra da organização por preços aumentados, em vez de preços contratados.
 
Ele também cria uma variação de preço de compra e torna a organização não compatível com os termos do contrato. Um bom sistema de controle de estoque reduz o risco de falta de estoque e mantém a organização em conformidade com o contrato de compra do grupo.